デイサービスのヒヤリハット報告｜記入例と再発防止につなげる確認表

執筆：ケーさん（デイサービス施設長・柔道整復師・介護福祉士）
作成・資料確認日：2026年10月17日

ヒヤリハット報告書の対策欄が、毎回「注意する」「職員へ周知する」で終わっていませんか。書類を提出しても、危険が起きた場所や作業の進め方が変わらなければ、同じ状況が残ることがあります。

管理者として確かめたいのは、何が分かり、何を変え、誰がその後を確認するかです。デイサービスで使いやすい記録の項目と、対策を実行した後まで追える管理方法を、架空の記入例とともに整理します。

1．安全確保と、報告を受ける窓口を先に決める

危険な状況が起きたときは、記入より先に利用者の安全を確保し、責任者へ報告します。けがや体調変化がある場合、事故が疑われる場合は、事業所の緊急時・事故対応手順に沿って必要な医療対応や連絡を進めてください。

「けがが見えないからヒヤリハット」と職員だけで区分を確定させないことも大切です。報告対象や連絡先は自治体の基準を確認します。例えば千葉市は事故報告の通知・様式を公開しており、2026年4月には報告先の一部変更も案内しています。［2］

日常の報告では、「勤務中の誰に伝えるか」「その人が不在なら誰が受けるか」「口頭報告の後にどこへ記録するか」を決めます。完成した文章を待つために、危険な状態が共有されない時間をつくらないようにします。

報告を受けた側は、まず対応状況と残る危険を確認します。「どうしてそんなことをしたのか」から始めると、事実確認が説明や弁明に偏ることがあります。「今は安全か」「見たことを順に教えてほしい」と聞き、必要な対応につなげましょう。

2．見た事実・聞いた情報・推測を分けて書く

厚生労働省のガイドラインは、報告をケアの改善に活用し、事実と推測を区別して分析する考え方を示しています。主な対象は介護保険施設サービスですが、居宅系サービス等の安全管理も含まれています。［1］

デイサービスの内部様式を見直すなら、最初の記録を次の6項目に分ける方法があります。すぐに分からない項目は「未確認」とし、確認する担当を決めます。

「利用者が不注意だった」「職員が忙しかった」だけでは、別の人が状況を確かめにくくなります。「通路に台車があり、歩行器で直進できなかった」など、現場を見直す手掛かりになる言葉へ置き換えます。

3．通路に台車が出ていた場面の記入例

以下は、書き方を説明するために作成した架空例です。けがの有無や原因を都合よく補わず、確認できた範囲を書き分けることがポイントです。

「接触・転倒がなかった」という記載は、この例でBが見ていた範囲を示しています。見ていない時間まで含めて「何もなかった」と書かないようにします。追加で分かったことは、確認日時と確認者を付けて追記してください。

対策を考える前に、台車の位置と通路の使い方を確認します。写真や配置図を使う場合は、事業所のルールに従って必要な範囲を記録し、利用者の氏名や姿などの取扱いにも配慮します。

4．原因を確かめ、現場で続けられる対策へ落とし込む

この架空例なら、いきなり「置いた職員が気をつける」で終わらず、補充作業を実際にたどります。正式な置き場が満杯だったのか、別の依頼で中断したのか、台車を戻す人が曖昧だったのかで、必要な変更は異なります。

• 場所：台車を置いても通行・避難を妨げない場所が確保されているか。
• 手順：作業を中断したときの戻し方や、引き継ぐ相手が分かるか。
• 時間・役割：補充作業と利用者の移動が重なる時間に、無理のない担当分担になっているか。
• 物品：棚の容量や配置により、通路へ物がはみ出す状態になっていないか。

物品の置き場所や数量が関係している場合は、消耗品の在庫・発注管理と合わせて見直せます。原因を確認する前から「人員不足」「本人の認知症」など一つの言葉にまとめず、確かめられる状況を残してください。

対策には、すぐに危険を取り除く対応と、同じ状態をつくらないための変更を分けて書きます。利用者の移動や活動を一律に制限する案が出たときは、本人の希望や必要な支援を踏まえ、多職種で妥当性を確認します。

期限や1週間後という確認時期は、この例の提案です。危険の程度に合わせて設定し、対策が決まるまで危険な状態を放置するための猶予にはしません。

5．報告から効果確認までを、同じ記録番号で追う

報告書と改善メモが別々になっていると、誰が結果を確認するのかが抜けやすくなります。内部の記録番号を付け、元の報告・対策・確認結果をたどれるようにします。

このシートは内部で改善を追うためのひな形です。自治体指定の事故報告書が必要な場合は、その様式・提出方法に従います。内部の分類を変えることで、必要な報告や本人・家族への説明を省略しないでください。

途中出勤や休暇中の職員へ伝える手順は、申し送りの記録例と確認表も使って整理できます。回覧したかだけでなく、変更後の作業を実際に行う人へ届いたかを確認します。

6．件数と、危険な状況が残っていないかを併せて見る

報告しやすくなった結果として、これまで記録されなかった出来事が集まる場合があります。報告件数が増えたことだけで安全性が下がったとは判断できず、反対にゼロ件だけで安全とも言い切れません。

管理者の振り返りでは、発生場所・時間帯・作業内容を見て、同じ条件の出来事が続いていないかを確かめます。利用延べ人数や実施した活動の回数が変わった場合は、その変化も記録します。

台車の例なら、「同じ報告がなかった」だけで終えず、実際の補充作業を見て、通路が確保されているかを確かめます。作業自体を実施していない週は、対策の効果を十分確認できたとは扱わず、次の確認機会を残しましょう。

7．報告した職員へ、変更したことと残る課題を返す

報告を集めるだけで、その後が見えないと、書く意味が伝わりにくくなります。管理者から、確認できたこと、実施した変更、まだ確認中の点を短く共有します。

報告者の氏名を必要以上に広めたり、報告した行為そのものを不利益に扱ったりしない運用を明確にします。そのうえで、事実の確認、必要な指導、本人・家族への説明などは、事案に応じて責任を持って行います。

まずは直近の内部報告を一つ開き、「対策の担当」「確認する日」「確認した結果」の三つが残っているか見てください。空欄があれば、誰が次に確認するかを決めるところから始められます。

参考資料・関連記事

1. 厚生労働省「介護保険施設等における事故予防及び事故発生時の対応に関するガイドライン」（2025年11月・PDF）（ヒヤリ・ハットの活用、事実と推測の区別、対策後の確認）。主な対象が介護保険施設サービスである点に留意して参照しています。
2. 千葉市「事故報告書」（自治体の通知・様式・報告先の確認例。2026年4月1日更新）。他の地域では、所在地や保険者等の関係自治体の案内を確認してください。

資料確認日：2026年10月17日。事例、文例、内部記録シートは当サイトで作成したもので、公的な指定様式ではありません。

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