デイサービスの欠席管理｜連絡・食数・再開予定をつなぐ施設長の実務整理

執筆：ケーさん（デイサービス施設長・柔道整復師・介護福祉士）

デイサービスの予定表には空きが少ないのに、月末に実績を集計すると利用人数が伸びていない。そんなときは、新規利用の相談件数とあわせて、欠席の連絡を受けてから次の利用につなぐまでの流れを確かめたいところです。

欠席の理由には、体調不良、入院、通院、家族の予定、サービスへの不安などがあります。経営者・管理者が整えたいのは、必要な休みを取りながら、送迎・食事・職員間の共有・再開の相談が途切れない仕組みです。

この記事では、私の施設で行っている欠席連絡の運用を紹介したうえで、事業所で検討できる受付記録と集計方法を整理します。後半の記録様式・数値例は実務上の提案であり、当施設の実績や導入済みの仕組みを報告するものではありません。

私の施設での欠席連絡とキャンセル料の扱い

私の施設では、欠席の連絡は電話・メールを基本としています。重要事項説明書に記載している営業時間に合わせ、利用日前日の17:30までに連絡がない場合は、キャンセル料として食事代を実費で申し受けています。

災害などの不測の事態は、その時の状況を確認し、施設長が判断して対応しています。災害なら必ず同じ扱いになる、あるいは必ず免除する、という一律の運用ではありません。

これは当施設の運用例です。連絡期限や費用の扱いは、全国のデイサービスに共通する決まりではありません。自施設の契約内容や発注条件に合わせて整理する必要があります。

利用者・家族へ伝える内容は、デイサービスを休むときの連絡方法にまとめています。本記事では、その連絡を受けた施設側の処理を考えます。

欠席連絡は「受けた人」から「対応する人」へつないで完了する

電話を受けて予定表に「休み」と書いても、送迎担当や厨房まで伝わらなければ、車が自宅へ向かったり、食事の発注が残ったりする可能性があります。そこで、欠席の受付と、その後の処理を分けて記録する方法を提案します。

1. 受付：誰の、何日の欠席かを確認し、連絡日時・方法・受付者を残す。
2. 当日の変更：送迎、食数、フロアの予定を変更し、各担当の確認を記録する。
3. 次回の確認：次の利用予定、または再度連絡する担当者と時期を決める。

「共有しました」と「相手が確認しました」は分けて扱います。たとえば、厨房へ変更を伝えた時刻と、厨房担当が食数変更を確認した時刻を別に残せば、どこまで済んだかが分かります。紙でも介護ソフトでも、同じ考え方で整理できます。

最初にそろえる欠席受付の記録項目

次の表は、施設内で使う記録様式のたたき台です。既存の介護記録や予定表に同じ項目があれば、別の帳票を増やさず、そこへ集約します。

健康情報の詳細を、厨房や送迎の共用表にすべて載せる必要はありません。食数担当には欠食と取消状況、送迎担当には運行の変更など、業務に必要な情報を共有します。詳しい経過は所定の介護記録で管理し、閲覧できる人も整理しておきます。

電話とメールは、受付の終了条件を決めておく

電話では欠席日と次の連絡を復唱する

「お休みですね」で終えると、今日だけなのか、次回も休むのかが曖昧に残ることがあります。対象日と、分かっている範囲の次回予定を復唱します。体調や入院の状況がまだ分からないときは、再開日を無理に決めず、連絡窓口を確認します。

「明日の利用はお休みですね。次の利用日はまだ未定ということで承りました。今後の予定は、どなたへ、いつ頃確認するのがよろしいでしょうか。」

これは受付の会話例です。実際には本人・家族の負担や希望に合わせて調整してください。

メールは受信時刻と職員の確認時刻を分ける

メールが前日までに届いていても、担当者が休みで確認されないことがあります。確認する時間帯、担当者不在時の代行、受付済みと伝える方法を決めておくと、個人任せの運用を減らせます。

たとえば、確認欄を「受信」「職員確認」「返信」「送迎・厨房への共有」に分ける方法があります。ただし、当施設でこの方式を実施しているという紹介ではなく、見直し案です。

費用判断でも、メールの受信時刻と職員が読んだ時刻を混同しないようにします。営業時間外や休業日前後の扱いは、重要事項説明書、家族向け案内、職員の受付手順で食い違いがないか確認してください。急な当日の変更は、施設で定めた連絡方法で確実に担当者へ届くよう案内します。

食事代の請求と、食数の変更は別に確認する

食数の変更には「発注前」「取消が可能な段階」「取消ができず費用が発生する段階」などがあります。欠席を受け付けたら、厨房・委託先への変更がどこまで可能かを確認します。

一方で、キャンセル料の請求は、契約と事前説明、金額の根拠に基づいて扱います。横浜市の事業者向けQ&Aでは、連絡期限や費用の明示・同意に加え、平均的な損害額の根拠を説明できる体制が求められています。これは横浜市の資料であり、自施設に適用する際は所管自治体の取扱いも確認してください。［1］

経営管理の記録では、少なくとも「取消できた食数」「取消できず負担が生じた食数」「契約に沿って請求する金額」を分けます。食事代の請求額を、そのまま施設の利益や食材ロスの削減額として扱わないことも大切です。

不測の事態の判断は、理由が分かる記録にする

私の施設では、災害などの不測の事態は施設長判断で対応しています。このような個別判断を運用する場合は、何が起きたか、通常の連絡が可能だったか、どの対応にしたか、誰が説明したかを残す方法が考えられます。

「施設長が決めたから」で終わらず、次に似た状況が起きたときに経過を振り返れることが重要です。施設長不在時の相談先も、あらかじめ決めておくと対応が止まりにくくなります。

欠席後は、再開日が未定でも次の連絡を決める

入院や体調不良でしばらく休む場合は、再開を急がせるより、どの窓口から情報を受け取り、誰が再開の相談を進めるかを整理します。本人・家族、ケアマネジャー、必要に応じて医療機関との連携が必要になることもあります。

「退院日が分かったら利用再開」と自動的に決めず、移動・食事・服薬・送迎などに変更がないか確認します。家族へ確認する内容は、退院後にデイサービスを再開するときの確認事項を共有すると整理しやすくなります。

欠席理由が「行きたくない」の場合も、利用回数を戻すことだけを目標にしません。理由に合わせた声かけと相談方法を参考に、体調・送迎・活動・職員の関わりなど、本人が負担に感じている場面を確認します。

稼働状況は「予定・欠席・追加利用」を分けて見る

利用実績だけを見ると、もともとの空きと、予約後の欠席を区別できません。以下は、1日1単位・定員一定の事業所を想定した、施設内の管理指標の例です。介護報酬の算定方法や、業界共通の計算基準を示すものではありません。

• 予定時点の利用率：320 ÷ 400 × 100 ＝ 80％
• 当初予定に対する欠席率：40 ÷ 320 × 100 ＝ 12.5％
• 当初予定の実施率：（320 − 40）÷ 320 × 100 ＝ 87.5％
• 追加利用を含む実績利用率：292 ÷ 400 × 100 ＝ 73％

この例では、予定時点で80人日分の空きがあり、欠席40人日と追加利用12人日によって、実績は292人日になっています。予定の空きへの対応と、欠席後の連携の見直しを分けて考えられます。

集計する際は、毎月同じ基準日時点の予定を保存します。欠席者を予定表から削除した後の人数を分母にすると、月ごとの比較ができません。振替は、元の予定の取消と変更先の追加を関連付け、同じ利用を二重に数えないようにします。この単純例には、定員の変更、臨時休業、複数単位などは含めていません。該当する場合は日別・単位別の集計に分けてください。

数値に全国共通の合格点を設定する必要はありません。病気の流行や入院、営業日数などの条件も確認し、自施設で前月や同じ曜日と比較します。欠席率だけで職員の成績を決めると、必要な休みや本人の希望を伝えにくくなるおそれがあります。

週の振り返りで、次に変えることを一つ決める

振り返りでは、欠席理由を責める材料にせず、施設側で整えられる手順を探します。最初は短い時間でも、次の項目を確認すると具体的な改善につながります。

• 欠席の受付後、送迎・食事・フロアへ伝わらなかったものはないか。
• 期限内に届いたメールを、後から受信に気づいたため期限超過と扱っていないか。
• 再開未定の人について、次の連絡担当が決まっているか。
• 送迎時間や活動など、本人の負担について施設が調整できることはないか。

「メール確認を担当者だけに任せていた」なら代行者を決める。「再開未定のまま担当が決まっていない」なら確認予定欄を設ける。変更後は、未確認の件数や連絡の行き違いがどう変わったかを確かめます。

追加利用や振替を提案する場合も、本人の希望と必要な支援、ケアプランとの整合、当日の受入体制を確認します。空き枠があることだけを理由に、利用を勧めるものではありません。

新規相談から利用開始までの見直しは、デイサービスの利用者が増えないときの改善策で扱っています。欠席管理では、まず直近の欠席を一件選び、「受付・各担当の確認・次回連絡」まで記録をたどってみてください。途切れている箇所が、最初に整える手順になります。

参考資料

1. 横浜市「介護保険事業者向けQ&A集」第15版・令和8年7月、0-1-3「キャンセル料」（本文2ページ／PDF7ページ目）。公式資料を確認する（PDF）。参照日：2026年9月29日。

資料の説明と当施設の運用例、この記事で提案した記録・集計方法を区別して記載しています。契約・費用の取扱いを変更する場合は、自施設の規定と所管自治体の案内を確認してください。