デイサービスを休むときの連絡方法｜当日の欠席・キャンセル料で家族が確認したいこと

「朝になって体調を崩した」「通院の予定が入った」など、デイサービスを休む必要が出たとき、いつ、どこへ連絡すればよいか迷うことがあります。キャンセル料が気になり、電話をためらうご家族もいるかもしれません。

欠席が決まったら、利用先が指定する方法で、できるだけ早く施設へ伝えてください。連絡の締め切りを過ぎていても、送迎や食事の準備に関わるため、欠席の連絡は必要です。

私は通所介護施設の施設長として、電話やメールでご家族からの欠席連絡を受けています。この記事では、私の施設での運用を一例に、当日の連絡方法、キャンセル料の確認点、災害などの不測の事態への対応を整理します。

私の施設では、前日17:30までの連絡をお願いしています

私が施設長を務める施設では、重要事項説明書に記載した営業時間の終了時刻に合わせ、利用日前日の17:30までに欠席のご連絡をお願いしています。

これは当施設の運用例です。すべてのデイサービスに共通する締め切りや料金ではありません。利用先の重要事項説明書・契約書を確認してください。前日が休業日に当たる場合や、営業時間外のメールをどう扱うかも、施設へ確かめておくと安心です。

欠席の連絡では「誰が・いつ・どうするか」を最初に伝える

施設では、利用予定に合わせて送迎や食事の準備をしています。電話がつながったら、まず利用者の氏名、連絡している人の続柄、休む日を伝えます。「今日は休みます」と欠席が決まっているのか、「利用できるか相談したい」のかも、最初に分かるようにしましょう。

理由を長く説明する必要はありません。通院や家庭の予定なら、その要点を伝えればよいでしょう。体調不良の場合は、普段との違いや受診の有無など、施設が状況を把握するために必要な情報を添えます。分からないことは推測せず、「まだ確認できていません」と伝えて構いません。

連絡後は、日時、電話を受けた職員の名前、確認した内容を簡単に残しておくと、家族間でも共有しやすくなります。

電話とメールは、施設の受付方法に合わせて使う

事前に休む日が分かっているとき

通院や外出など、予定が決まっている場合は、締め切り直前まで待たずに連絡します。複数日休む場合は日付を並べ、次に利用する予定の日も確認してください。

メールを受け付けている施設では、件名に「欠席連絡・利用日・利用者名」を入れると、内容を見分けやすくなります。送信先は、施設から案内されたアドレスを使いましょう。

当日の朝に休むことになったとき

当日の欠席は、送迎の変更が間に合うよう、連絡できる段階で早めに伝えます。私の施設のように電話とメールを受け付けている場合も、急ぎで確実に伝えたいときは、電話で職員に確認する方法が役立ちます。

営業時間外で電話がつながらない場合は、施設から案内されている時間外の連絡方法に従ってください。メールを送っただけで即時に確認されるとは限らないため、返事がなく送迎時刻が迫っているときは、電話受付が始まった段階で確認します。メールの送信時刻と受付の扱いについては、あらかじめ施設と確認しておきましょう。

キャンセル料が気になる場合も、まず欠席を伝え、費用の扱いを確認します。費用を避けるために、体調が悪いまま無理に利用する必要はありません。

意識がない、急に息苦しくなったなど、緊急性が高い状態では、施設への欠席連絡より119番通報などの救急対応を優先してください。救急車を呼ぶ目安は、消防庁の救急車利用マニュアル（PDF）でも確認できます。

ケアマネジャーや連絡帳に伝える場合の注意点

ケアマネジャーに相談した場合も、欠席の情報が利用先へ届いているか確認してください。誰が施設へ連絡するかを決めておくと、行き違いを防ぎやすくなります。

連絡帳に次回の欠席予定を書く場合も、施設がその方法で受け付けるか確認が必要です。当日の欠席を連絡帳に書くだけでは、職員が読む機会がありません。利用先が指定する電話やメールなどを使いましょう。

そのまま組み立てやすい、電話・メールの連絡例

以下は、説明のために作成した架空の例です。日付や氏名、体調などを実際の状況に置き換えて使ってください。

通院で休むことが決まったときのメール

件名：欠席連絡【○月○日・利用者 ○○○○】

いつもお世話になっております。○○○○の家族（続柄：○○）です。
通院のため、○月○日の利用をお休みします。送迎も不要です。
次回は○月○日の利用を予定しています。受付の確認をお願いいたします。
連絡者：○○○○
折り返し連絡先：○○○

欠席する日と次回の予定を分けて書くと、どこまで休むのかが伝わります。返答方法は、施設で決めている受付の運用に合わせてください。

当日の朝、体調不良で休むときの電話

本日利用予定の○○○○の家族です。今朝から発熱があり、本日はお休みします。送迎の中止をお願いします。次回の利用については、体調と受診結果が分かってから相談させてください。今日のキャンセル料の扱いも教えていただけますか。

まだ利用するか迷っている場合は、「欠席します」の代わりに「今朝から体調に変化があり、利用について相談したいです」と伝えます。施設への連絡だけで受診が必要か判断できるわけではないため、体調に応じて医療機関にも相談してください。

キャンセル料は「締め切り・金額・対象」を確認する

「当日休んだら、どこでも同じ金額がかかる」とは限りません。重要事項説明書や契約書で、自分が利用するサービスの条件を確認しましょう。

私の施設では、前日17:30までに連絡がない場合、キャンセル料として食事代の実費を申し受けています。一方、ご家族が利用する施設の金額や対象となる費用については、その施設から説明を受ける必要があります。

横浜市の事業者向けQ&Aでは、キャンセル料の金額の根拠を説明できるようにすることや、連絡期限・料金を書面で示して事前に説明し、同意を得ることが求められています。全国一律の締め切りを示す資料ではありませんが、費用について何を確認するかの参考になります。横浜市「介護保険事業者向けQ&A集」0-1-3 キャンセル料（PDF）

請求に疑問があれば、欠席した日、連絡した日時、説明を受けた内容を整理して施設へ確認します。解決が難しい場合は、ケアマネジャーや市区町村の介護保険窓口にも相談してください。

災害などの不測の事態は、状況に応じた確認が必要です

私の施設では、災害などの不測の事態については、その時の状況に応じて施設長が判断して対応しています。通常の欠席ルールだけで一律に扱うのではなく、個別の状況を踏まえて対応を決めています。

ただし、これを「災害時は必ずキャンセル料が免除される」という意味で受け取らないでください。実際の対応や費用の扱いは、その都度確認が必要です。

大雨や地震などの際は、安全の確保を優先したうえで、施設が営業するのか、送迎が可能なのか、連絡手段に変更があるのかを確認します。施設が休業する場合と、施設は営業しているものの利用者側が通えない場合では、事情が異なるため、その状況も伝えましょう。

【説明用の連絡例】
本日利用予定の○○○○の家族です。大雨のため、利用について確認したく連絡しました。施設の営業と送迎は予定どおりでしょうか。休む場合の手続きと、費用の扱いも教えてください。

避難や救助が必要な状況では、施設からの返答を待たず、安全確保を優先してください。停電や通信障害で連絡が難しかった場合は、連絡できるようになってから事情を共有します。

休んだあとは、次に利用する日も確認しておく

1日だけの欠席でも、次回の利用予定を共有しておくと安心です。体調不良や入院で休みが続いた場合は、再開する前に現在の様子や医師からの指示を伝え、利用について相談してください。

• 休む日・期間が施設に伝わり、送迎の変更が確認できているか。
• キャンセル料について、対象となる費用と金額の説明を受けたか。
• 次回は予定どおり利用するのか、改めて連絡するのかが決まっているか。
• 受診や薬の変更など、再開前に伝えることがあるか。

欠席の連絡は、短い言葉でも必要なことが伝われば大丈夫です。「いつ休むか」「今はどういう状況か」「次はいつ連絡するか」を施設と共有し、費用の疑問もそのままにせず確認しておきましょう。

参考資料

• 横浜市「介護保険事業者向けQ&A集」第15版・令和8年7月（本文2ページ「0-1-3 キャンセル料」・PDF）
• 消防庁「救急車を上手に使いましょう」（令和7年12月発行・PDF）

参考資料確認日：2026年9月26日。筆者の施設の運用例と、一般的な確認のポイントを紹介しています。実際の連絡方法や費用は、利用先の最新の説明を確認してください。

関連記事

• デイサービスの連絡帳の書き方｜家族が伝えたい変化と場面別の記入例
• デイサービスに行きたくないと言われたら 理由に合わせた声かけと相談方法
• 初めてのデイサービス利用ガイド 申し込みの流れと費用と施設の選び方

ケーさん

人生に力と彩を

高校まで野球一筋の人生。 強豪校で経験を積み怪我でプロの夢を断念。 経験を活かし柔道整復師の資格を取得。 接骨院勤務後、介護の道へと進み、大規模型の通所介護施設で施設長を4年務め社内の旗艦店へと成長させる。 様々な経験と知見を皆さんへ還元したいとの思いでブログ開設に至る。 趣味：野球、ゴルフ、スポーツ観戦、筋トレ